PORTARIA MDS Nº 938, DE 1º DE DEZEMBRO DE 2023

PORTARIA MDS Nº 938, DE 1º DE DEZEMBRO DE 2023

Estabelece procedimentos para o tratamento de demandas oriundas de órgãos de controle e de defesa do Estado, bem como presta orientação para a condução dos processos de auditorias, fiscalizações, prestação de contas anual do Ministério e prestação de contas anual do Presidente da República.

O MINISTRO DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO E ASSISTÊNCIA SOCIAL, FAMÍLIA E COMBATE À FOME, no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do parágrafo único do artigo 87 da Constituição Federal, e considerando o Decreto nº 11.392, de 20 de janeiro de 2023, alterado pelo Decreto nº 11.634, de 14 de agosto de 2023, resolve:

CAPÍTULO I

DO OBJETO E DAS DEFINIÇÕES

Art. 1º Estabelecer procedimentos para o tratamento de demandas oriundas de órgãos de controle e de defesa do Estado, bem como prestar orientação para condução dos processos de auditorias, fiscalizações, prestação de contas anual do Ministério e prestação de contas anual do Presidente da República.

Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - demanda: comunicação formalizada, tais como requisição de informações ou esclarecimentos, diligência, oitiva, solicitação de auditoria, entre outras, bem como as recomendações e determinações, endereçadas ao Ministério do Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome (MDS) por órgãos de controle ou de defesa do Estado;

II - órgão de controle: Tribunal de Contas da União (TCU), Tribunais de Contas dos Estados (TCEs), Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF), Tribunais de Contas dos Municípios (TCMs), Controladoria-Geral da União (CGU), Controladoria dos Estados, Distrito Federal e dos Municípios;

III - órgão de defesa do Estado: órgãos que integram a Polícia Federal e o Ministério Público Federal;

IV - demandante: órgão emissor de uma demanda ao MDS;

V - unidade responsável: unidade interna do MDS com competência para emitir manifestação sobre o assunto tratado na demanda;

VI - agente recebedor: agente público do MDS que recebe a demanda;

VII - correspondência eletrônica: demanda encaminhada ao MDS que não seja em formato impresso, tais como: e-mail, e-Aud/CGU e Conecta-TCU;

VIII - unidade auditada: unidade do MDS cuja gestão será objeto de avaliação em trabalhos de auditoria ou fiscalização;

IX - interlocutor: servidor designado para, no âmbito de sua unidade, garantir o cumprimento dos procedimentos instituídos nesta Portaria e atuar como ponto focal nos assuntos relacionados à Assessoria Especial de Controle Interno do Ministério do Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome;

X - e-Aud/CGU: sistema desenvolvido pela Controladoria-Geral da União - CGU para gestão da Atividade de Auditoria Interna Governamental, por meio da promoção de interface para interação com as unidades auditadas; e

XI - Conecta-TCU: plataforma de serviços de exposição de informações, de comunicação processual e de interação com o Tribunal de Contas da União - TCU, a qual permite, de forma on-line, a realização e acesso a comunicações processuais, envio de documentos, acesso a processos e outras informações existentes no TCU.

Parágrafo único. As disposições da presente Portaria não se aplicam às requisições oriundas da Advocacia-Geral da União.

CAPÍTULO II

DO RECEBIMENTO E REGISTRO

Art. 3º As demandas provenientes dos órgãos de que trata esta Portaria, inclusive aquelas encaminhadas por correspondência eletrônica, deverão ser registradas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), após recebimento no MDS pelo agente recebedor, com a seguinte classificação:

I - controle interno: demanda do Tribunal de Contas da União;

II - controle interno: demanda da Controladoria-Geral da União;

III - controle interno: demanda do Ministério Público Federal;

IV - controle interno: demanda da Polícia Federal; ou

V - controle interno: demanda de outros órgãos de controle ou de outros órgãos de defesa do Estado.

§ 1º O serviço de protocolo, sendo a via de entrada do documento, deverá atestar no expediente do demandante, de forma visível e legível, a data de recebimento do documento, para contagem do prazo de resposta.

§ 2º No caso de recebimento de correspondência eletrônica, o agente recebedor deverá confirmar seu recebimento, preferencialmente, no mesmo dia, para que o demandante tenha ciência oficial do seu recebimento.

§ 3º A confirmação do recebimento será considerada ciência oficial e deverá ser juntada ao processo SEI.

§ 4º Os atos relacionados ao atendimento da demanda devem ser registrados no processo SEI a que esta se refere.

§ 5º Caso seja aberto outro processo SEI que se refira à demanda tratada ou em tratamento e relacionada ao mesmo demandante, deverá ser providenciada a anexação ou o relacionamento dos processos no SEI, conforme o caso.

§ 6º As demandas encaminhadas pelo e-Aud/CGU serão recepcionadas pela unidade competente, que providenciará o registro de ciência no respectivo sistema, bem como a abertura de processo SEI ou a juntada do documento em processo existente, nos termos do caput.

§ 7º As demandas encaminhadas pelo Conecta-TCU serão recepcionadas pela Assessoria Especial do Controle Interno, que adotará as devidas providências para o registro da ciência no respectivo sistema, bem como a abertura de processo SEI ou a juntada do documento em processo existente, nos termos do caput.

CAPÍTULO III

DO ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS

Seção I

Das demandas destinadas ao Ministro de Estado e ao Secretário-Executivo

Art. 4º As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário seja o Ministro de Estado ou o Secretário-Executivo, serão encaminhadas à Assessoria Especial de Controle Interno para análise do teor e tramitação à unidade responsável, que providenciará a elaboração da manifestação necessária à resposta ao demandante.

Art. 5º No momento de tramitação do processo para a unidade responsável, a Assessoria Especial do Controle Interno orientará quanto aos procedimentos para envio da resposta.

§ 1º A Assessoria Especial do Controle Interno poderá orientar a unidade responsável a encaminhar a resposta diretamente ao demandante ou retornar o processo contendo a resposta à Assessoria Espeical de Controle Interno, para análise e remessa ao Gabinete do Ministro ou ao Gabinete do Secretário-Executivo, conforme o caso, que providenciará o envio ao demandante.

§ 2º Quando a orientação indicar que o processo deve retornar à Assessoria Especial do Controle Interno, a unidade responsável deverá observar a antecedência mínima de dois dias úteis do encerramento do prazo, salvo se o prazo para atendimento for inferior a dois dias.

§ 3º Em quaisquer das hipóteses previstas nos parágrafos 1º e 2º deste artigo, a unidade responsável deverá obter a ciência e anuência das seguintes autoridades:

I - nos órgãos de assistência direta e imediata ao Gabinete do Ministro de Estado: dos respectivos titulares da Corregedoria, da Ouvidoria-Geral e das Assessorias, ou, quando for o caso, do Chefe de Gabinete do Ministro de Estado;

II - nas unidades da Secretaria-Executiva: dos respectivos titulares das Subsecretarias ou, nos demais casos, do Chefe de Gabinete da Secretaria-Executiva;

III - nas unidades dos órgãos específicos singulares: dos Secretários ou chefias de gabinete; e

IV - no órgão colegiado: do respectivo Presidente ou Secretário-Executivo.

Seção II

Das demandas destinadas às demais unidades

Art. 6º As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário não seja o Ministro de Estado ou o Secretário-Executivo, ao serem recebidas, serão encaminhadas à unidade responsável com cópia à Assessoria Especial do Controle Interno.

Parágrafo único. Nos casos em que o expediente do demandante for recebido diretamente pela unidade responsável, o processo deverá ser, imediatamente, tramitado à Assessoria Especial do Controle Interno, para ciência.

Seção III

Das regras gerais para atendimento às demandas

Art. 7º Caso a unidade, no ato de recebimento da demanda, verifique que o assunto não é de sua competência, deverá encaminhar o processo diretamente à unidade responsável, de modo a assegurar o atendimento tempestivo da demanda, dando ciência à Assessoria Especial do Controle Interno.

Art. 8º Caso a unidade responsável identifique a necessidade de informações adicionais para o pleno atendimento da demanda, deverá encaminhar o processo diretamente à(s) unidade(s) competente(s), solicitando informações para subsidiar a elaboração da resposta.

Art. 9º Caso seja identificada a necessidade de elaboração de resposta conjunta, as unidades responsáveis deverão se articular para o atendimento da demanda, preferencialmente, por meio de documento único e compilado.

Art. 10. Quando se fizer necessária a manifestação de entidade ou órgão externo ao MDS, caberá à unidade responsável solicitar e consolidar as informações para o completo atendimento da demanda.

Art. 11. A manifestação para o atendimento às demandas deve ser produzida em forma de ofício, nota técnica ou documento similar, atendendo aos requisitos de objetividade, clareza, concisão, coerência, qualidade e completude das informações solicitadas, com a indicação expressa dos anexos que devem ser remetidos ao demandante.

Parágrafo único. Os documentos referenciados na manifestação de que trata o caput deste artigo devem ser inseridos no processo, como peças anexas da manifestação, sempre que houver a necessidade de seu envio ao demandante.

Art. 12. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá, de ofício, realizar diligências para solicitar informações sobre a tempestividade da resposta às demandas contempladas nesta portaria e emitir ponderações e observações sobre a aderência ou não da manifestação elaborada pela unidade responsável, bem como propor sugestões visando ao adequado atendimento.

Parágrafo único. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá ser consultada em caso de dúvidas sobre o atendimento ou aderência da manifestação, observando a antecedência mínima de quatro dias úteis do encerramento do prazo, salvo se o prazo para atendimento for inferior a quatro dias.

CAPÍTULO IV

DOS PRAZOS

Art. 13. Os prazos serão contados excluindo-se o dia da cientificação oficial e incluindo-se o do vencimento, exceto quando seu término ocorrer em dia em que não houver expediente ou este for iniciado ou encerrado antes do horário oficial de atendimento ao público, situação em que o termo final restará automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.

§ 1º Os prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo, exceto quando a demanda especificar a contagem em dias úteis ou estabelecer data específica de resposta.

§ 2º Os prazos fixados em meses ou anos contam-se de data a data e, quando não houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês.

§ 3º Salvo motivo de força maior devidamente comprovado, os prazos não se suspendem.

Art. 14. Compete à unidade responsável pelo atendimento, no ato de recebimento da demanda, avaliar se o prazo estabelecido é suficiente para o atendimento.

§ 1º Na impossibilidade de cumprimento do prazo estabelecido, a unidade responsável deverá encaminhar pedido de prorrogação com a devida justificativa diretamente ao demandante, exceto nos processos em que a Assessoria Especial do Controle Interno solicitar retorno dos autos, caso em que a solicitação deverá ser enviada à Assessora Especial de Controle Interno com antecedência de, no mínimo, dois dias úteis do vencimento.

§ 2º Quando se tratar de demanda relativa à Prestação de Contas Anual (PCA) e à Prestação de Contas do Presidente da República (PCPR), caberá à Assessoria Especial do Controle Interno encaminhar o pedido de prorrogação de prazo, com base em justificativa apresentada pela unidade responsável solicitante.

Art. 15. Caso o demandante não estabeleça prazo de resposta para a demanda, deverá ser observado, preferencialmente, o prazo de até 60 dias corridos.

Parágrafo único. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá definir data limite de atendimento, de acordo com a natureza da demanda.

CAPÍTULO V

DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES

Art. 16. Caberá à unidade auditada adotar as providências para o regular atendimento às demandas realizadas no âmbito das auditorias ou fiscalizações dos órgãos de controle.

§ 1º A Assessoria Especial do Controle Interno atuará como órgão de orientação e acompanhamento dos trabalhos.

§ 2º As reuniões que envolvam órgão de controle, cuja convocação não tenha sido realizada pela Assessoria Especial do Controle Interno, deverão ser a ela tempestivamente comunicadas, que avaliará a possibilidade e pertinência de sua participação.

CAPÍTULO VI

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DO MINISTÉRIO, PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DO PRESIDENTE DA REPÚBLICA E AUDITORIA ANUAL DE CONTAS

Art. 17. Nos processos de Prestação de Contas Anual (PCA), Prestação de Contas Anual do Presidente da República (PCPR) e de Auditoria Anual de Contas (AAC), a Assessoria Especial do Controle Interno atuará como órgão de supervisão, orientação e acompanhamento dos trabalhos.

Parágrafo único. Nos casos da PCA e PCPR, caberá à Assessoria Especial do Controle Interno definir e divulgar os fluxos e prazos específicos às unidades envolvidas, de acordo com as diretrizes e normativos emanados pelos órgãos de controle.

Art. 18. Caberá à unidade responsável elaborar e atualizar as informações que constarão no sítio eletrônico do Ministério relacionadas à PCA, na forma e na periodicidade definidas pelo Tribunal de Contas da União.

Art. 19. Caberá à Assessoria Especial do Controle Interno monitorar o cumprimento das diretrizes e determinações constantes dos normativos que regulamentam a Prestação de Contas dos administradores e responsáveis da administração pública para fins de julgamento pelo Tribunal de Contas da União e a Prestação de Contas do Presidente da República, em especial no que se refere ao envio de informações nos sistemas informatizados indicados pelos órgãos de controle.

Art. 20. No âmbito da Auditoria Anual de Contas, caberá à unidade responsável elaborar e, se for o caso, complementar e atualizar as informações demandadas por meio de Solicitações de Auditoria e Notas de Auditoria, na forma e no prazo definidos pela Controladoria-Geral da União.

CAPÍTULO VII

DOS SISTEMAS ELETRÔNICOS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE

Art. 21. As demandas, incluindo recomendações e determinações, decorrentes de ações de controle realizadas pelo Tribunal de Contas da União, no Conecta-TCU, ou pela Controladoria-Geral da União, no e-Aud/CGU, ou em sistemas que venham a sucedê-los, serão neles recebidas e respondidas, salvo nas situações de inviabilidade operacional do respectivo sistema.

§ 1º As unidades responsáveis deverão estabelecer rotina de acompanhamento das demandas sob sua responsabilidade, incluindo as recomendações e determinações, que se encontram registradas nos sistemas mencionados no caput.

§ 2º As unidades responsáveis deverão responder diretamente ao órgão de controle quando as demandas estiverem registradas em suas respectivas caixas dos sistemas mencionados no caput ou quando indicado pela Assessoria Especial do Controle Interno.

Art. 22. A habilitação de usuário gestor ocorrerá conforme divisão existente nos sistemas e-Aud/CGU ou Conecta-TCU e, na inexistência de usuário gestor, a Assessoria Especial do Controle Interno poderá atribuir este perfil, conforme indicação formal da unidade correspondente.

Parágrafo único. Cabe ao usuário gestor realizar o cadastro dos demais usuários de sua unidade, atribuir os respectivos perfis e manter a lista atualizada, garantindo a conformidade de usuários.

CAPÍTULO VIII

DOS INTERLOCUTORES

Art. 23. Os órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro e os órgãos específicos singulares deverão manter um interlocutor e um substituto, lotados no Gabinete da respectiva unidade, para desempenhar as seguintes atividades, entre outras:

I - recepcionar a demanda, analisar seu conteúdo e identificar a unidade responsável pelo atendimento;

II - distribuir a demanda à unidade ou ao servidor responsável pela manifestação, com a expressa indicação do prazo de atendimento;

III - acompanhar o cumprimento dos prazos e das prorrogações solicitadas;

IV - verificar se as respostas atendem aos requisitos de objetividade, clareza, concisão, coerência, qualidade e completude, conforme disposto no Art. 11, além da ciência e anuência da respectiva autoridade;

V - acompanhar os sistemas Conecta-TCU e e-Aud/CGU, com vistas a assegurar o pleno atendimento das demandas;

VI - instituir e manter rotinas e controles administrativos próprios para gerenciamento das demandas de que trata esta Portaria; e

VII - atuar como representante nas comunicações com a Assessoria Especial do Controle Interno.

§ 1º A unidade responsável pelo tratamento da demanda e fornecimento de resposta deverá, quando não tiver sido feito, observar a necessidade de classificar o nível de acesso do processo, quanto ao sigilo, restringindo o processo ou o documento SEI, sempre que houver fundamento legal.

§ 2º A Assessoria Especial do Controle Interno poderá solicitar aos órgãos e unidades não mencionados no caput que indiquem representantes para atuar como interlocutor.

§ 3º As alterações de interlocutores efetuadas nos órgãos e unidades devem ser sempre comunicadas à Assessoria Especial do Controle Interno.

Art. 24. Compete ao interlocutor encaminhar o processo, após manifestação da unidade responsável, à Consultoria Jurídica junto ao MDS para ciência e manifestação, nas seguintes hipóteses:

I - se houver interesse do agente público envolvido nos fatos em solicitar a representação da Advocacia-Geral da União;

II - em caso de representação de agente público deferida pela Advocacia-Geral da União;

III - se a área técnica da unidade responsável registrar expressamente que a resposta à demanda depende de interpretação de ato normativo; e

IV - se houver questão jurídica controversa expressamente registrada pela área técnica da unidade responsável.

Parágrafo único. As consultas deverão ser encaminhadas com indicação precisa da questão objeto do esclarecimento jurídico.

CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 25. Fica revogada a Portaria MC nº 831, de 9 de maio de 2019, do Ministério da Cidadania.

Art. 26. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ WELLINGTON BARROSO DE ARAÚJO DIAS