PORTARIA Nº 390, DE 30 DE SETEMBRO DE 2015
O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL E COMBATE À FOME, considerando o que dispõe o Decreto nº 7.493, de 2 de junho de 2011, alterado pelo Decreto nº 8.218, de 28 de março de 2014, e no uso das atribuições que lhe foram conferidas pela Portaria n.º 120, de 12 de junho de 2012, tendo em vista o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e
considerando o impacto da melhoria dos processos de gestão da informação e da documentação no desempenho da Administração Pública
considerando o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso IIdo § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal
considerando que os processos administrativos devem adotar formas simples e que as relações que envolvem a Administração Pública devem eliminar as formalidades e as exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido, nos termos do art. 14 do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, e do inciso V do art. 1º do Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009
considerando o Acordo de Cooperação Técnica nº 24/TRF4, assinado entre o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, e
considerando a diretriz de ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso das tecnologias da informação e comunicação, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome -MDS.
Art. 2º Para o atendimento ao disposto nesta Portaria, fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito do MDS – SEI-MDS.
Art. 3º São objetivos do SEI-MDS:
I – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação dos processos
II – aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações
III – criar condições mais adequadas para a produção e a utilização de informações
IV – facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas, e
V – reduzir o uso de papel e os custos operacionais e de armazenamento da documentação.
Art. 4º Para fins desta Portaria, entende-se por:
I – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu formato, suporte ou natureza
II – documento eletrônico ou digital: documento armazenado sob a forma eletrônica, podendo ser:
a) documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico, e
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital
III – processo administrativo eletrônico ou digital: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico
IV – assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico ou digital
V – cópia autenticada administrativamente: documento digitalizado ou convertido, que deve ser assinado por usuário interno
VI – unidade administrativa: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional ou unidades necessárias ao funcionamento do fluxo processual no âmbito do MD, e
VII – processo de negócio: é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico.
CAPÍTULO II
DA IMPLANTAÇÃO
Art. 5º A implantação do SEI-MDS será gradativa e escalonada, conforme estabelecido pela Unidade Gestora do SEI.
§ 1º A implantação conterá uma fase preliminar e compreenderá processos de negócio do MDS que serão realizados exclusivamente por meio do SEI-MDS.
§ 2º O Projeto-Piloto será implementado nos processos de negócio da Diretoria de Projetos Internacionais – DPI da Secretaria Executiva do MDS.
§ 3º A Unidade Gestora do SEI divulgará, em Boletim de Serviço, a data a partir da qual os processos de negócios ou unidades administrativas passarão a utilizar exclusivamente o SEI-MDS.
Art. 6º Após a implantação de cada processo de negócio no SEI-MDS, todos os atos relativos a esses processos deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que isso for inviável ou nos casos em que o prolongamento da eventual indisponibilidade do SEI-MDS cause dano relevante à celeridade do processo.
§ 1º No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos administrativos em meio físico, digitalizando-se, posteriormente, o documento-base e incluindo-o no processo administrativo eletrônico ou digital correspondente, conforme procedimento previsto no art. 15.
§ 2º Após a implantação a que se refere o caput, o Sistema de Protocolo (SISPRO) permanecerá disponível para consulta, sendo vedado o seu uso para registro de novos documentos.
CAPÍTULO III
DO ACESSO
Art. 7º O cadastro dos usuários no âmbito do SEI-MDS será feito pela Unidade Gestora do SEI, com base em solicitação, que deverá informar o tipo a ser-lhe atribuído.
§ 1º Os tipos de usuários no âmbito do SEI-MDS são:
I – usuário interno: todo servidor ativo do MDS com cadastro na rede
II – usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo do MDS com cadastro na rede, cujo cadastramento no SEI-MDS deve ser solicitado pelo Chefe da Unidade em que preste serviços, e
III – usuário externo: todo interessado no processo que não for servidor, estagiário ou prestador de serviços ativo do MDS.
§ 2º A solicitação de cadastro do usuário será realizada em formulário próprio, pelo responsável da unidade administrativa, que também poderá solicitar a revogação do acesso, alteração de perfil ou informar a sua mudança de unidade.
§ 3º A Coordenação-Geral de Recursos Humanos -CGRH/SAA/SE, no âmbito de sua competência, ficará responsável por informar à Unidade Gestora do SEI a relação mensal de servidores, estagiários e prestadores de serviços desligados do Órgão para que sejam excluídos do SEI-MDS.
Art. 8º O cadastro de usuário colaborador será efetivado unicamente mediante solicitação do chefe da unidade em que preste serviços, que será responsável por acompanhar as ações realizadas pelo colaborador no SEI-MDS.
Parágrafo único. Os usuários colaboradores não poderão assinar documentos no âmbito do SEI-MDS.
Art. 9º O cadastro de usuário externo será efetivado, pela Unidade Gestora do SEI, unicamente mediante solicitação de servidor detentor de DAS 4 ou superior no âmbito do MDS, que será responsável por eventualmente solicitar sua revogação, assim como por acompanhar as ações por ele realizadas no SEI-MDS.
CAPÍTULO IV
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 10. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-MDS terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e
II – assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º O uso da assinatura digital é obrigatório para os ocupantes de cargos em comissão de nível DAS 4 ou superior apenas nos documentos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo, bem como na forma definida no § 5º do art. 15, adotando-se, nos demais casos, a assinatura cadastrada, ressalvado o disposto em normas que disciplinem procedimentos eletrônicos específicos no âmbito do MDS.
§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI-MDS pode ser verificada em endereço do MDS na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).
§ 4º É permitido ao usuário interno que não tiver a obrigatoriedade de uso na forma definida no § 2º utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições desta Portaria, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelo MDS de eventuais custos incorridos pelo servidor.
§ 5º A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das respectivas normas pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.
§ 6º O disposto neste artigo não se aplica a situações em que seja necessário o anonimato ou que permitam identificação simplificada do usuário.
CAPÍTULO V
DO FUNCIONAMENTO
Art. 11. Os documentos natos digitais e os assinados eletronicamente, conforme o art. 10, são originais para todos os efeitos legais.
Art. 12. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI-MDS, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico de operações do Sistema.
§ 1º Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado dia, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do último dia, na hora oficial de Brasília.
§ 2º No caso de prazos definidos em dia pelo próprio MDS, se houver indisponibilidade do SEI- MDS até a hora referenciada, o prazo final fica prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 13. O SEI-MDS disponibilizará acesso à íntegra do processo administrativo eletrônico ou digital para vista do interessado por meio da autorização de acesso externo ou pelo envio de cópia (s) do (s) documento (s) por meio eletrônico.
§ 1º Os processos eletrônicos que compõem a tramitação de pedidos de acesso à informação poderão ser disponibilizados integralmente, observado o disposto no § 3°, do art. 7°, da Lei 12.527/2011, bem como as hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça. Incluída pela Portaria nº 156, de 11 de maio de 2016
Art. 14. O usuário externo poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para a juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do usuário externo, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo usuário externo terão valor de cópia simples.
Art. 15. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito do MDS deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A Coordenação de Documento e Arquivo – CDA/CGLA será a unidade responsável pela digitalização dos documentos recebidos no protocolo, que serão convertidos para o SEI-MDS, e autuados como novos processos no sistema.
§ 2º A digitalização dos processos legados a partir da necessidade de se anexar novo (s) documento (s) poderá ser feita por meio da CDA/CGLA e das suas unidades setoriais.
§ 3º Cada Unidade Administrativa do MDS poderá solicitar à Unidade Gestora do SEI que sejam criadas instâncias de digitalização e conversão para o SEI-MDS de documentos recebidos diretamente.
§ 4º Os documentos correntes podem ser mantidos temporariamente nas Unidades Administrativas para fins de conferência com o original caso necessário, devendo ser enviados para a Divisão de Arquivo – DIARQ/CDA/CGLA, após conclusão dos trâmites.
§ 5º O documento inserido no SEI-MDS resultante da digitalização de originais deverá receber assinatura digital de um usuário interno para ser considerado cópia autenticada administrativamente e, nos demais casos, terão valor de cópia simples.
Art. 16. Nas hipóteses de sigilo da informação, o acesso será limitado a servidores autorizados e aos interessados no processo, nos termos do que dispõe a Lei nº 12.527, de 2011, e demais normas vigentes.
Art. 17. A classificação da informação quanto ao grau de sigilo deve observar o disposto na legislação específica.
Art. 18. Os documentos em processos administrativos eletrônicos ou digitais deverão ser classificados e avaliados de acordo com o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotadas pelo MDS, conforme a legislação arquivística em vigor.
Parágrafo único. A eliminação de documentos eletrônicos ou digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação em vigor.
CAPÍTULO VI
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 19. Integram a Estrutura de Implantação e Gestão do SEI-MDS:
I – a Subsecretaria de Planejamento e Orçamento, da Secretaria-Executiva do MDS – SPO/SE/MDS, que atuará como Unidade Gestora
II – a Subsecretaria de Assuntos Administrativos, da Secretaria-Executiva do MDS – SAA/SE/MDS
III – a Diretoria de Tecnologia da Informação, da Secretaria-Executiva do MDS – DTI/SE/MDS, e
IV – as demais unidades administrativas do MDS.
Art. 20. Compete à SPO/SE/MDS:
I – atuar como Unidade Gestora do SEI-MDS
II – elaborar e disseminar instrumentos orientadores do SEI-MDS
III – coordenar e articular junto à SAA/SE/MDS a capacitação e reciclagem dos usuários do SEI-MDS
IV – implantar e gerenciar o SEI-MDS em articulação com as unidades administrativas Ministério
V – realizar a gestão administrativa do SEI-MDS e mantê-lo atualizado e alinhado às necessidades
VI – prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso e à operacionalização do SEI-MDS, e
VII – informar às áreas responsáveis por cada processo de negócio o momento a partir do qual o SEI-MDS considerar-se-á implantado.
Art. 21. Compete à SAA/SE/MDS:
I – realizar a capacitação e a reciclagem dos usuários do SEI-MDS
II – padronizar as rotinas de protocolo nas instâncias descentralizadas de conversão e digitalização de documentos, garantindo uniformidade nos procedimentos de recebimento, conversão e digitalização de documentos no SEI-MDS, e
III – realizar a digitalização dos legados, previsto no § 2º do art. 15, conforme cronograma de implementação do SEI-MDS, estipulado em conjunto com a SPO/SE/MDS.
Art. 22. Compete à DTI/SE/MDS:
I – instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI-MDS, e dar suporte tecnológico referente à sua implantação e manutenção
II – analisar as ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI-MDS e encaminhar a solução
III – analisar, juntamente com a unidade gestora, as sugestões de melhorias no SEI-MDS e encaminhar, quando for o caso, o seu desenvolvimento
IV – garantir a continuidade do serviço em níveis acordados com a unidade gestora, bem como a disponibilidade dos documentos, e
V – proceder à atualização do SEI-MDS e executar as manutenções periódicas conforme planejamento de mudanças definido com a Unidade Gestora.
Art. 23. Compete às demais unidades administrativas do MDS:
I – implantar o SEI-MDS no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações expedidas em conformidade com o art. 25
II – cooperar no processo de aperfeiçoamento da gestão de documentos no MDS, e
III – produzir, tramitar e receber os documentos da unidade no SEI-MDS.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. Os sistemas de informação relativos a processos administrativos eletrônicos ou digitais que já estão em funcionamento, no âmbito do MDS, coexistirão com o SEI-MDS enquanto não houver disposição em contrário.
Art. 25. A Unidade Gestora do SEI editará Norma Operacional e demais orientações e regras para a implantação, o funcionamento e a utilização do SEI-MDS.
Art. 26. Os casos omissos serão dirimidos pelo Secretário Executivo do MDS.
Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MARCELO CARDONA ROCHA
*Este texto não substitui o publicado no DOU.